Organizácia väčšej alebo menšej verejnej udalosti nie je ľahká úloha, pretože všetka zodpovednosť je väčšinou na organizátorovi. O to horšie to môže byť, ak sa rozhodujete pre jej zahájenie v týchto ťažkých časoch.
Existuje niekoľko dôležitých zásad. Ešte predtým by ste ale mali poznať jedno dôležité pravidlo. Navonok musíte byť pokojní a mierumilovní. V skutočnosti aktívne, aby o tom nikto nevedel, bojovať za bezproblémový priebeh. Ak si dáte pozor na veci, ktoré si spomenieme, bude to pre vás všetko jednoduchšie.
Definujte si ciele a formát udalosti
Zdá sa to zrejmé, ale k tejto otázke by sa malo pristupovať kriticky. Sformulujte si preto čo najkonkrétnejšie cieľ plánovanej udalosti. Chcete účastníkom sprostredkovať vedomosti, poďakovať partnerom, získať peniaze na projekt alebo dať hosťom estetické potešenie? Formát udalosti bude závisieť od odpovede, ktorú si na tieto otázky položíte.
Vždy však venujte pozornosť aj bezpečnosti a zaistite si spoľahlivú zdravotnú službu na podujatiach.
Venujte pozornosť plánovaniu
Naplánovať si logistiku, obsah a propagáciu akcie je nesmierne dôležitý a ďalší bod. Vytvorte si pre jednoduchšiu komunikáciu a predstavu dokument prístupný pre celý tím, v ktorom si každý môže navzájom vidieť svoje úlohy a celkový obraz.
Najskôr pripravte zoznam hlavných úloh a potom čo najpodrobnejšie formou konkrétnych krokov, definujte ďalšie, ktoré je potrebné vykonať. Je dôležité uviesť v pláne čas potrebný na dokončenie úlohy. Často je podceňovaný a príprava je potom pomalšia, ako ste očakávali.
Skontrolujte miesto a premyslite si plán „B“
Miesto vždy osobne skontrolujte ešte vo fáze výberu. V najneočakávanejšom okamihu sa môže ukázať, že klimatizácia v hale nefunguje dobre, nie je tu pre ľudí so špeciálnymi potrebami toaleta alebo šírka dverí vám neumožňuje priniesť na akciu potrebné zariadenie dovnútra. Preto tieto okamihy otestujte vopred. Myslite pritom tiež na plán „B“ a pohotovostné služby rýchlej záchrannej služby.
